Hankkeesta on pidettävä erillistä kirjanpitoa ja kaikki tositteet on säilytettävä (vähintään vuoteen 2019 asti, kuten muutkin hankkeen asiakirjat). Jos hankekirjanpito järjestetään hakijan normaalin kirjanpidon yhteyteen on sen oltava omalla kustannuspaikallaan/tilillään.

Hankkeen kirjanpito suositellaan annettavaksi ammattikirjanpitäjän tai kirjanpitotoimiston pidettäväksi. Kirjanpitäjää valittaessa on kiinnitettävä huomiota kokemukseen hankekirjanpidosta ja kustannuksiin. Tarjouksia on hyvä pyytää useammalta kirjanpitotoimistolta/kirjanpitäjältä (muista myös ostopalvelujen kilpailuttaminen) ja tarjoukset on säilytettävä hankkeen asiapapereissa.

Hankkeen kirjanpidosta aiheutuvat kohtuulliset kustannukset ovat kehittämis- ja investointihankkeissa hyväksyttäviä kustannuksia.

Hankkeen tilikartta kannattaa laatia niin, että se on päätöksessä ilmoitettujen kululuokkien mukainen. Hankkeelle voidaan kohdistaa ainoastaan hankesuunnitelman mukaiset kohtuulliset menot ja kaikki menot on pystyttävä todentamaan sekä selvittämään niiden yhteys hankkeen sisällön toteuttamiseen.

Tuettavista kustannuksista tulee olla yksilöity lasku ja tosite sen maksamisesta tai, jos maksu ei perustu laskuun, yksilöity kassakuitti. Laskuun tai tositteeseen on kirjoitettava tai leimattava "Hankkeen numero" (kts. ELY-keskusen päätös). Maksuasiakirjasta tulee käydä yksityiskohtaisesti ilmi suoritettu hankinta. Tukea ei makseta ennen kuin meno on kirjattu tuensaajan kirjanpitoon mm. siten, että arvonlisäveron osuus on erotettu.

(Huom! Ohjeet ja säädökset voivat ohjelmakauden edetessä muuttua!)